شنبه ٠٥ فروردين ١٣٩٦
مقام معظم رهبری می فرمایند:((امروز در كشور، رقابت مشروع و مقبول از نظر مردم و ما، فقط رقابت براى خدمت كردن به مردم است.))
دبیرخانه و بایگانی

 معرفی واحد:

دبيرخانه واحد سازماني مشخصي است كه عمليات ثبت و توزيع مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي دهد ونظارت بر حسن جريان گردش نامه هاي وارده وصادره را در داخل و خارج مركز را بعهده دارد.

ارتقا كيفيت ارائه خدمت، افزايش رضايتمندي پرسنل و ساير ارباب رجوع و مدير مافوق هدف كليه پرسنل واحد دبيرخانه مي باشد.

 

اهم فعاليتهاي قابل ارائه در این واحد:

ثبت و ارسال نامه ها و جوابگوئي به ارباب رجوع و فاكس نامه هاي صادره و پاسخگوئي به مسئولين مركز و مديران در خصوص سوابق نامه ها


 پرسنل تحت پوشش:  

-  متصدي امور دفتري

-  نامه رسان

-   بايگان

-   تايپيست


 فرايندهاي واحد دبيرخانه:

1) ثباتي:

دريافت ثبت و ارسال نامه هاي وارده و صادره، دريافت ثبت و ارسال نامه هاي داخلي (دست نويس، ثبت و ارسال حكم مأموريت هاي پرسنلي، ثبت و تفكيك و ارسال احكام كارگزيني و پرسنل) دريافت و ارسال نتايج مكاتبات مشمولين وظيفه عمومي، انجام امور مكاتبات مربوطه به صورت جلسات قراردادها و كليه كميته هاي مركز، پاسخگوئي به ارباب رجوع بصورت حضوري انجام امور مربوطه دريافت و ارسال فاكس

2) نامه رساني:

به دو قسمت داخلي و خارجي تقسيم مي شود:

توزيع نامه هاي صادره و وارده به افراد ذينفع، ارسال و پست نامه و بسته هاي پستي (كليه مراسلات)

تفكيك نامه هاي قسمتها و واحد ها، ارسال و توزيع نامه ها به اشخاص و واحد هاي مختلف داخل و خارج از مركز واحد رسيد مكاتبات ارسالي و ...

3) امور تايپ:

تايپ و ويرايش انواع نامه هاي صادره مركز شامل صورتجلسات، كميته ها، نامه هاي ارباب رجوع، قراردادها، بخشنامه با و...

4) بايگاني:

جمع آوري سوابق مكاتبات روزمره، كلاسه زدن، و بايگاني نمودن اسناد و سوابق مربوط، پي گيري سوابق، پاسخگوئي به مسئولين و ارباب رجوع در خصوص تهيه سوابق.


شرح وظايف:

- نظارت و رسیدگی به امر تحویل و ثبت و توزیع كلیه نامه‌های وارده، انواع قراردادها، احكام كاركنان رسمي و پيماني و ارسال آن به واحدهای مربوطه 

- تفكيك و توزيع نامه ها 

- گرفتن فاكس و فاكس نامه ها   

- تايپ نامه ها و يادداشت هاي اداري از روي پيش نويس هاي خطي

- تايپ بخشنامه ها و يادداشت ها

- تايپ احكام پرسنلي

- حفظ و نگهداری برخی از نامه‌های محرمانه و سوابقی كه طبق دستور مافوق ارجاع می گردد

- تقسیم كار بین كارمندان مادون و ماشین نویس ها و راهنمائی آنان

- نظارت و رسیدگی به امر كلیه نامه ‌های صادره وارسال آن به واحدهای ذیربط

- پاسخگوئی به ارباب رجوع و راهنمائی آنان

- ارائه روشهای مفید و موثر به منظور بهبود روش كار دبیرخانه

- نظارت در ارجاع و ارسال سوابق مورد نیاز مسئولین واحدها

- انجام سایر اموریكه در حدود وظایف از طرف مافوق ارسال می‌گردد

- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در رایانه یا دفاتر مربوطه

- پاسخگویی به مراجعین حضوری یا تلفنی واحد و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن انجام درخواست های متقاضیان

- تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها

- تهیه صورت لوازم اداری مورد نیاز کارکنان و تدارک و توزیع آنها

- تهیه گزارشهای مورد نیاز، وضعیت امور دفتری و بایگانی واحد جهت ارائه به مسئولین ذیربط

- تنظیم دفتر آمار کارکنان یا ثبت آمار در فایلهای رایانه ها

- دریافت و نگهداری سوابق و مکاتبات مربوط به موضوع نامه ها و بایگانی آنها در پرونده های مربوطه

- تکثیر و توضیع و ابلاغ بخشنامه های اداری صادره به گروه های کارشناسی واحد

- تحویل پرونده های مختومه یا راکد به بایگانی راکد با کسب نظر مسئول ذیربط

- تحویل سوابق و پیوست مکاتبات مورد درخواست کارکنان یا مسئولین واحد و بایگانی آنها درپرونده های مربوطه

- تفکیک نامه های عادی و محرمانه و ارسال به موقع آنها به مسئولین ذیربط

- دریافت صحیح دورنما، تلگرم و ... و ارجاع آنها به مراجع مورد نظر

- شرکت فعال در دوره های کارآموزی، مهارتی و آموزشی در جهت ارتقاء معلومات و توانمندی های شغلی و به کارگیری نتایج آنها در انجام وظایف محوله

- انجام سایر امور مربوطه، طبق دستور مافوق مطابق مقررات